5S

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.
Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.
Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer, maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi  dan   menyesuaikan  diri   dengan  lingkungan  bisnis  global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.


AGENDA TRAINING

SESI 1 : Paradigma Dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
* Memahami lebih mendalam peran dan aplikasi inisiatif manajemen kantor berkualitas, manajemen proses, yang berpusat pada aspek manusia dan kinerja, berikut perkembangannya di masa depan, sebagai pondasi dasar bisnis.
* Implikasi manajemen kantor modern kepada sistem Filing.
* Perkembangan ISO dan implikasinya kepada sistem Filing.
SESI 2 : Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5 S (5 R)
* Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
* Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat.
* Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
SESI 3 : Latihan & Observasi: Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan Prinsip 5 S
* Membahas alur pelaksanaan 5 S di tempat kerja dan langkah-langkah perbaikan yang akan dilakukan.
* Temuan observasi Lapangan dan pembuatan usulan Perbaikannya
* Diskusi kelompok tentang ACTION PLAN pelaksanaan 5 S di kelompok kerja masing-masing,
* Latihan membuat rencana kerja:
(1) pembuatan tim 5S,
(2) Rencana gemba Kaizen
(3) Rencana Implementasi 5S
(4) Rencana pembudayaan 5S.
Presentasi Kelompok dan Usulan Ide Perbaikannya
SESI 4 : Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip
* Beragam bentuk arsip dan perlakuannya.
* Tujuan penyimpanan arsip
* Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
* Hubungan kerja pengelola arsip dengan lintas majemen
* Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA
* Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
SESI 5 :Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
* Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
* Membahas tentang penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
* Membahas alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
SESI 6 : Mengenal Sistem Dokumentasi ISO 9001:2000 dan Latihan Membuat Master Filing & Aset Book (Buku Induk Kearsipan & Aset) & Panduan Penomoran Surat (Keluar & Masuk)
* Latihan beragam metode penomoran, pembuatan master filing, penentuan lokasi dan praktek aktualnya.
* Memahami kebijakan ISO 9001:2000 dibidang pengarsipan.
* Implikasi ISO 9001:2000 terhadap kebijakan pengarsipan perusahaan.
* Diskusi kelas dan kelompok mengenai implikasi ISO 9001:2000 di perusahaan anda.
SESI 7 : Manajemen Hubungan, Koordinasi dan Sosialisasi Inisiatif Perusahaan Berdasarkan Tipologi Manusia
* Mempelajari tentang beragam tipe manusia, ciri khas, kebiasaan, motivasi dan perilaku mereka sehingga memudahkan anda dalam implementasi sistem pengarsipan dan manajemen kantor modern.
* Studi kasus: pengenalan tipe manusia, atasan dan bawahan
* Peserta mampu berkomunikasi secara efektif terhadap tipe-tipe manusia yang berbeda-beda
SESI 8 : Latihan Menjaga Hubungan, Manajemen Komunikasi, Menghadapi Atasan Sulit dan Pelembagaan Sistem Pengarsipan
* Peserta memahami konsep dasar komunikasi dan prinsip membangun hubungan baik dengan orang lain, khususnya manusia
* Effective Handling Complaints – Do & Don’ts
* “Magic Word” v.s. “Killer word”
* Sub-Conscious communication & persuasive techniques: Mirroring-Pacing-Leading (TSP)
* Latihan Sub-Conscious communication & persuation
* Memahami emosi, mampu merespon dengan bijaksana dan merasakan emosi dengan lebih baik berkaitan dengan pekerjaannya sebagai pelaku service

Keterangan:
5S = Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu atau ahasa Indonesia 5R = Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s